Política de tratamiento de datos personales

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES ASOCIACIÓN REDES DE
SOLIDARIDAD

Generalidades
El presente documento establece las Políticas de Tratamiento de Datos Personales de
la Asociación Redes de Solidaridad , actuando como Asociación de derecho privado,
en cumplimiento de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de
2013, y en él se describen los mecanismos por medio de los cuales la ASOCIACIÓN
garantiza un manejo adecuado de los datos personales recolectados en sus bases de
datos, con el fin de permitir a los titulares el ejercicio del derecho de Hábeas Data.
Responsable
La ASOCIACIÓN es una persona jurídica de derecho privado, sin ánimo de lucro,
domiciliada en Manizales, con personería jurídica, inscrita en la Cámara de Comercio de
Manizales, cuyos datos de contacto son los siguientes:
Dirección: CRA 28 D NO 69 36, Barrio Palermo – Manizales, Caldas
Teléfonos: 3147759021 – 3137882146
Correo electrónico: direccion@redesdesolidaridad.org
Definiciones
• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar
a cabo el Tratamiento de datos personales;
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de
Tratamiento;
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o
varias personas naturales determinadas o determinables;
• Encargado: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en
asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del
Responsable del Tratamiento;
• Responsable: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en
asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos
personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o
supresión.
• Principio de legalidad: El Tratamiento de datos personales es una actividad
reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones
que la desarrollen;
• Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de
acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;
• Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento,
previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser
obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal
o judicial que releve el consentimiento
• Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser
veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el
Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
• Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del
Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento,
en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de
datos que le conciernan;
• Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los
límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las
disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá
hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la
ley.
• Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en
Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso
sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los
Titulares o terceros autorizados conforme a la ley;
• Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable
del Tratamiento o Encargado del Tratamiento se deberá manejar con las medidas
técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a
los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no
autorizado o fraudulento;
• Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el
Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están
obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada
su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo
realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda
al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.
Contenido de las bases de datos
En las bases de datos de la ASOCIACIÓN se almacena información general como
nombre completo número y tipo de identificación, género y datos de contacto (correo
electrónico, dirección física, teléfono fijo y móvil). En adición a estos, y dependiendo de
la naturaleza de la base de datos, la ASOCIACIÓN puede tener datos específicos
requeridos para el tratamiento al que serán sometidos los datos. En las bases de datos
de empleados y contratistas se incluye, adicionalmente información sobre la historia
laboral y académica, datos sensibles requeridos por la naturaleza de la relación laboral
(fotografía, conformación del grupo familiar, datos biométricos).
En las bases de datos se podrá almacenar información sensible con previa autorización
de su titular, en cumplimiento de lo establecido en los artículos 5 y 7 de la ley 1581 de
2012.
Tratamiento
La información que consta en las bases de datos de la Asociación es sometida a
distintas formas de tratamiento, como recolección, intercambio, actualización
procesamiento, reproducción, compilación, almacenamiento, uso, sistematización y
organización, todos ellos de forma parcial o total en cumplimiento de las finalidades
aquí establecidas.
La información podrá ser entregada, transmitida o transferida a Asociaciónes públicas,
socios comerciales, contratistas, afiliados, subsidiarias, únicamente con el fin de cumplir
con las finalidades de la base de datos correspondiente. En todo caso, la entrega,
transmisión o transferencia se hará previa suscripción de los compromisos que sean
necesarios para salvaguardar la confidencialidad de la información.
En cumplimiento de deberes legales, la ASOCIACIÓN podrá suministrar la información
personal a Asociaciónes judiciales o administrativas.
La ASOCIACIÓN velará por el correcto uso de datos personales de menores de edad,
garantizando que se cumpla con las exigencias legales aplicables y que todo
tratamiento esté previamente autorizado y se encuentre justificado en el interés superior
de los menores.
Finalidad
La información recolectada por la ASOCIACIÓN tiene como propósito permitir el
adecuado desarrollo de su objeto como Asociación sin ánimo de lucro. Además, la
ASOCIACIÓN guarda la información necesaria para dar cumplimiento a deberes
legales, principalmente en materia contable, societaria y laboral.
La información sobre clientes, proveedores, socios y empleados, actuales o pasados,
se guarda con el fin de facilitar, promover, permitir o mantener relaciones de carácter
laboral, civil y comercial.
La información sobre actores del mercado se almacena con el fin de dar cumplimiento
a las actividades propias de su objeto, particularmente las relacionadas con el
desarrollo, planeación e implementación de programas, proyectos, planes, políticas,
contratos o convenios suscritos con los diferentes municipios o Asociaciónes de
carácter público o privado.
Derechos de los titulares
De conformidad con lo previsto en el artículo 8 de la ley 1581 de 2012, los titulares
podrán:
• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la ASOCIACIÓN o
a los Encargados. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos
parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos
cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a la ASOCIACIÓN, salvo cuando
expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad
con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley.
• Ser informado por la ASOCIACIÓN o el Encargado, previa solicitud, respecto del
uso que le ha dado a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por
infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la
modifiquen, adicionen o complementen.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el
Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales
y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia
de Industria y Comercio haya determinado que la ASOCIACIÓN o el Encargado
ha incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de
Tratamiento.
Obligaciones de la Asociación
La ASOCIACIÓN deberá:
• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de
hábeas data.
• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la
respectiva autorización otorgada por el Titular.
• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los
derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para
impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o
fraudulento.
• Garantizar que la información que se suministre al Encargado sea veraz,
completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del
Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le
haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la
información suministrada a este se mantenga actualizada.
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al
Encargado.
• Suministrar al Encargado, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento
esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
• Exigir al Encargado en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad
y privacidad de la información del Titular.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la
presente ley.
• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el
adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de
consultas y reclamos.
• Informar al Encargado cuando determinada información se encuentra en
discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no
haya finalizado el trámite respectivo.
• Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones
a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la
información de los Titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de
Industria y Comercio.
Persona o área responsable
Toda petición, queja o reclamo relacionada con el manejo de datos personales, en
aplicación de lo previsto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, deberá
enviarse a:
Asociación: Asociación Redes de Solidaridad
Dependencia: Dirección Jurídica
Dirección: CRA 28 D NO 69 36, Barrio Palermo – Manizales, Caldas
Correo electrónico: juridica@redesdesolidaridad.org
Procedimientos de presentación y respuesta a de consultas
Los titulares de datos personales que consten en las bases de datos de la
ASOCIACIÓN, o sus causahabientes, podrán consultar los datos que suministrará la
información en los términos previstos en la legislación aplicable. Toda solicitud de
consulta, corrección, actualización o supresión deberá presentarse por escrito o por
correo electrónico, de acuerdo a la información contenida en este documento.
Las consultas serán atendidas en un término de diez (10) días hábiles contados a partir
de la fecha de recibo de la respectiva solicitud. Cuando no fuere posible atender la
consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos
de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún
caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer
término.
Procedimientos de presentación y respuesta a de consultas quejas y
reclamos
Los reclamos deberán ser formulados por escrito o por correo electrónico, de acuerdo
a la información contenida en este documento, y deberán contener, al menos, la
siguiente información:
• identificación del Titular
• descripción de los hechos que dan lugar al reclamo
• dirección del titular
• documentación que se quiera presentar como prueba
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días
siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2)
meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información
requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará
traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará
de la situación al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que
diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días
hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados
a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el
reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y
la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho
(8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Vigencia de la base de datos
Las Políticas de Tratamiento de Información Personal de la ASOCIACIÓN estarán
vigentes a partir del día primero (01) de enero de 2022. La ASOCIACIÓN se reserva el
derecho a modificarlas, en los términos y con las limitaciones previstas en la ley.
Las bases de datos administradas por la ASOCIACIÓN se mantendrán indefinidamente,
mientras desarrolle su objeto, y mientras sea necesario para asegurar el cumplimiento
de obligaciones de carácter legal, particularmente laboral y contable, pero los datos
podrán ser eliminados en cualquier momento a solicitud de su titular, en tanto esta
solicitud no contraríe una obligación legal de la ASOCIACIÓN o una obligación
contenida en un contrato entre la ASOCIACIÓN y Titular.
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JESUS DAVID LONDOÑO BEDOYA
Director Asociación Redes de Solidaridad